Organiser un événement professionnel ne s’improvise pas. C’est une véritable occasion de conforter la notoriété et l’image de votre entreprise. La logistique de soirée ne peut donc pas être laissée au hasard. Vous devez établir un plan précis du déroulement de votre événement pour qu’il soit parfaitement réussi. Il vous faut définir le thème, le lieu, les horaires, les intervenants, prévoir des pauses dans la journée, etc. Les conseils suivants pourront vous aider dans l’élaboration de votre projet.

Définir le public et les objectifs attendus

L’organisation d’un événement professionnel dépend du public que vous souhaitez atteindre.

Il existe des formules différentes qui s’adressent soit à vos clients, vos collaborateurs ou vos employés.

Vous souhaitez promouvoir un nouveau produit, remercier vos partenaires professionnels, renforcer la cohésion au sein de votre entreprise, etc. Il est essentiel dans un premier temps de définir précisément le message que vous souhaitez transmettre et à qui vous souhaitez le transmettre.

Estimer le budget selon le format de l’événement

Il est essentiel de connaître la fourchette de prix que vous souhaitez allouer à votre événement professionnel. Selon le format de celui-ci, le coût n’est évidemment pas le même.

Il existe une multitude de possibilités à adapter à vos finances, soirée réseautage, séminaire, conférence, team-building, soirée de gala, lancement de produits, anniversaire d’entreprise, etc.

Choisir une date et un lieu

Du choix de la date et du lieu de votre événement professionnel dépend la réussite de votre projet ; il est primordial qu’ils conviennent à un maximum de personnes.

Si vous organisez une conférence, vérifiez qu’il n’y ait pas d’autres actions sur le même thème au même moment pour éviter la concurrence.  Évitez les périodes de vacances scolaires si vous souhaitez que vos employés participent à un voyage de motivation.

Assurez-vous que le lieu choisi corresponde aux activités prévues et qu’il dispose d’une capacité d’accueil adéquate. Les participants doivent pouvoir aussi y accéder facilement, ou organisez leur transport.

Pensez à réserver à l’avance et à prévenir le public concerné assez tôt pour être certain de leur disponibilité.

Faire appel à des prestataires de service

Selon le format d’événement que vous aurez choisi, il vous faut trouver les prestataires en adéquation avec votre projet. Listez vos besoins en traiteur, animations, intervenants et hôtesse d’accueil, cadeaux, équipements du local, son et vidéo, etc. N’hésitez pas à faire plusieurs devis et même vous faire accompagner par un spécialiste de l’événementiel pour ne rien oublier.

Planifier votre événement professionnel

Dans la mesure du possible, faites un repérage des lieux avant le jour J et vérifiez avec vos différents prestataires que tout est conforme à vos attentes.Éditez un plan d’accès et un programme de la (ou des) journée(s) à distribuer à chaque participant.

Prévoyez des badges d’accès, une signalétique claire sur les lieux pour bien se repérer, des affiches, etc.

Si vous accueillez des participants étrangers, pensez à préparer chaque document en plusieurs langues, faites appel éventuellement à un traducteur.

Communiquer sur votre événement

La communication en amont est essentielle pour vous assurer une participation maximale. Utilisez tous les moyens à votre disposition (réseaux sociaux, courriels, courrier, invitations, publicité, etc.).

Une fois votre événement achevé, faites un point sur son déroulement pour en identifier l’impact. Réalisez une enquête de satisfaction auprès de vos participants. Étudiez les points forts et les points faibles qui en ressortent pour évaluer les retombées sur votre entreprise.

 

Que ce soit pour vos clients, vos collaborateurs ou vos employés, ce projet doit mettre en avant votre entreprise et rester un événement mémorable pour tous les participants.

Si vous n’avez pas d’idée précise, ou un manque de temps, sachez qu’il existe des agences spécialisées dans l’événementiel qui proposent de prendre en charge l’organisation totale de votre événement professionnel.