Logistique événementielle: comment réussir votre événement?

Que vous vous en occupiez vous-même ou que vous fassiez organiser un événement par un organisateur d’événement professionnel, une logistique événementielle sans faille est nécessaire afin que celui-ci soit à coup sûr réussi. La réussite d’un événement repose en effet sur une bonne préparation, qui permet d’éviter les erreurs et les manques le jour J.

Définition du cadre de l’événement

La première étape en logistique événementielle consiste à définir le cadre et la structure de l’événement. Pour cela, il faut définir «le POURQUOI» de l’organisation de cet événement afin d’éviter les erreurs lorsque sera venu le temps de la composition de l’événement. Ces précisions vont permettre d’identifier rapidement le public cible à inviter à l’événement «le QUI» ainsi que la nature de l’évènement «le QUOI»: une soirée, un séminaire, un week-end, etc.

C’est également le moment de déterminer le budget alloué à l’événement «le COMBIEN». Ensuite, en fonction des besoins qui font que l’événement aura lieu et en fonction du budget possible, il est possible de déterminer la date «le QUAND» et le lieu où il se déroulera «le OÙ». Pour choisir la date, pensez à vérifier que le jour choisi ne tombe pas la même journée que d’autres événements immanquables pour vos invités, ou encore des jours fériés. Quant au lieu, vous économisez en le réservant le plus tôt possible (des fois plus d’un an à l’avance; surtout quand c’est pour un gros groupe.

Composition de l’événement

La composition de l’événement, c’est-à-dire sa préparation, est l’étape la plus longue de la logistique événementielle. Elle nécessite la présence de personnes ayant de l’expérience en organisation et en planification événementielle afin d’éviter les erreurs qui peuvent gâcher la réussite d’un événement important. Pour éviter les oublis, il est aussi nécessaire de mettre en place une équipe pour pouvoir répartir les tâches efficacement. Les principales tâches à faire pour réussir votre événement sont :

 

  • Contacter les ressources humaines (appelez les fournisseurs dans le domaine événementiel) qui se chargeront de la musique, de l’animation, de l’audio-visuel et de la restauration. S’il y a plusieurs animations prévues, chaque prestation doit être planifiée en détail grâce à un briefing avec la ou les personnes responsables de celles-ci.
  • Lister, acheter et/ou louer le matériel nécessaire à l’événement et aux animations mais aussi à la réception ainsi qu’à la restauration des invités. N’hésitez pas à créer des checklists (que ce soit sur un document word ou excel ou encore sur une plateforme de to do list (exemple : Trello, base camp, etc.).
  • Trouver des intervenants. Que votre événement se déroule seulement durant une soirée ou durant tout un week-end, il est toujours apprécié de marquer le coup en faisant intervenir plusieurs personnes. Il est encore de mise de réserver ces intervenants le plus tôt possible et de leur  donner le maximum d’informations sur votre événement afin que ceux-ci soit préparer pour votre événement et ses caractéristiques.
  • Promouvoir votre événement dans les médias ou encore sur les réseaux sociaux si voulez-vous que l’on parle de votre événement au-delà du cercle de vos collègues. Voir contracter les services d’une agence de communication ou encore de voir avec l’agence événementielle pour ce service.
  • Prévoir le matériel nécessaire à la décoration afin que le lieu soit joyeux, festif et dans le thème que vous souhaitez donner à votre événement. Avoir une thématique lors d’un événement permet d’avoir une ligne directrice pour la réflexion et les décisions de chaque petit détail de votre événement.
  • Créer de la documentation si l’organisation de votre événement nécessite des précisions. Il peut s’agir d’indications pour guider vos convives vers le lieu de l’évènement.
  • Organiser l’accès à un stationnement pour vos invités et faire appel à du personnel de sécurité ou encore à un service de valet. Un service de raccompagnement en cas de soirée tardive alcoolisée est également apprécié des employés et surtout très responsable de la part des organisateurs.
  • Prévoir la réception et l’accueil des invités grâce à la remise de badges (cocardes)  et/ou encore par la présence d’hôtesses au niveau des entrées pour l’accréditation.
  • Faire appel aux services d’un photographe afin que vos collègues puissent garder un souvenir visuel de cet événement. Vous pouvez même penser à une équipe de tournage vidéo pour créer une vidée souvenir de votre événement et qui vous permettra d’avoir du  matériel pour créer une vidéo promotionnelle pour une autre édition de votre événement si celui-ci est un événement récurent.
  • Créer une checklist d’organisation d’événement (appelée scénario logistique ou time line dans le domaine événementielle) afin que rien ne soit oublié et que toutes ces tâches soient faites le jour J. On doit en effet savoir qui fait quoi et quand et surtout avoir une liste des fournisseurs et acteurs de l’événement afin de pouvoir les contacter le jour J si besoins est. Ce document vous permettra de vous assurer que tout soit fin prêt le jour de l’événement.
  • Créer et envoyer les invitations au moins trois semaines avant la date de l’événement afin que vos invités puissent s’organiser à l’avance pour être présents. Attention à respecter ce temps afin que vos collègues n’aient pas déjà quelque chose de prévu. Nous vous conseillons même d’envoyer un «save the date» 2 mois à l’avance et d’envoyer quelques rappels avant la date de l’événement. Donne le maximum d’informations aux invités pour leur faciliter au maximum l’arrivée sur le lieu de l’événement.
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