Dans un monde où la communication tient une place prépondérante, l’organisation d’événements particuliers  demande une expertise de plus en plus poussée. Les entreprises font régulièrement appel à des agences spécialisées dans l’événementiel pour gérer la tenue d’un congrès, d’une soirée de gala, d’un salon professionnel ou d’un séminaire. Le rôle d’un coordonnateur d’événements est de concevoir et réaliser toutes les opérations de communication pour cette entreprise ou son client, afin que l’événement se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Concevoir un événement

Le coordonnateur définit les objectifs à atteindre lors de l’organisation d’un événement particulier. Il conçoit un projet sur mesure en fonction des besoins et des attentes de son client.

Par exemple, la création d’un événement réservé aux employés peut permettre de consolider les liens et l’esprit d’appartenance à l’entreprise au travers d’activités sportives ou de découverte. S’il s’agit d’un lancement promotionnel pour un nouveau produit, le coordonnateur cherchera la meilleure solution pour rendre ce moment unique et inoubliable afin d’assurer la promotion de votre entreprise.

Le coordonnateur est là pour vous conseiller sur les animations à mettre en place, les lieux, l’ambiance, etc. qui diffèrent selon le type de public participant.

 

Budgétiser le coût de l’événement

Le coordonnateur gère la préparation de l’événement du début à la fin. Il vous fait bénéficier de son expertise concernant les différents corps de métiers qui interviennent sur le déroulement d’une manifestation. Il a donc une connaissance parfaite de toutes les étapes à prévoir pour que celui-ci se déroule  au mieux.  Il prend en charge la rédaction des devis et gère ensuite le budget que vous lui avez alloué.

 

Gérer la logistique

Le coordonnateur établit le planning des actions à mener. Il choisit les prestataires et les fournisseurs, le lieu et l’agencement de l’espace, la location et le transport du matériel en fonction des objectifs qu’il a définis avec son client. Traiteurs, cameramen, techniciens divers, locations de voitures, réservations d’hôtel, conférences de presse, sont autant d’éléments qui incombent au coordonnateur. Il est responsable de la conformité des réalisations des professionnels qu’il a choisis pour son client.

Communiquer

Non seulement le coordinateur gère les aspects techniques et pratiques mais il prend aussi en charge toutes les étapes de communication autour de l’événement. C’est lui qui rédige les publicités, les invitations et les programmes ainsi que les communiqués internet au travers des différents réseaux sociaux. Il doit impérativement avoir une bonne connaissance de l’entreprise, de ses valeurs, de  ses buts et être à l’écoute des besoins de son client.

Rendre un événement unique et mémorable

Un coordonnateur doit se démarquer en proposant des projets originaux pour offrir la meilleure des prestations à son client. Chaque événement exige de la créativité pour créer un moment privilégié et unique qui marque les esprits des participants.

Répondre aux imprévus

C’est sur le coordonnateur que repose le bon fonctionnement de l’événement. Capacité d’adaptation et réaction immédiate sont des qualités essentielles pour répondre aux aléas qui peuvent se présenter (retards de livraison, problèmes météo, remplacement d’un intervenant ou d’une activité, etc.).

Faire appel à une agence spécialisée dans l’événementiel est une réelle opportunité pour partager des instants inoubliables. Le coordinateur d’événements sait adapter chaque prestation en fonction du public participant et du budget alloué. Il saura vous proposer des activités clé en main ou sur mesure, à l’intérieur de vos locaux professionnels ou dans un lieu exceptionnel et mettre en valeur votre entreprise. Présent sur tous les fronts, le coordinateur d’événements est l’interface entre tous les intervenants, vous n’aurez aucune logistique à gérer si ce n’est de valider ses propositions.